Mataram — Kantor Wilayah Kementerian Hukum Nusa Tenggara Barat mengikuti kegiatan Monitoring dan Evaluasi (Monev) Pengelolaan Arsip Substantif yang diselenggarakan oleh Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (Ditjen AHU), Rabu (19/11). Kegiatan berlangsung di Kantor Wilayah Kementerian Hukum NTB dan dihadiri oleh Kepala Bidang Pelayanan Administrasi Hukum Umum, Puri Adriatik Chasanova beserta jajaran Pelaksana Bidang AHU dan para Arsiparis.
Dalam sambutannya, Puri menyampaikan apresiasi kepada narasumber dan seluruh peserta yang telah berpartisipasi. Ia menekankan bahwa monitoring dan evaluasi ini bertujuan memastikan pengelolaan arsip substantif berjalan sesuai standar, efektif, aman, serta mendukung peningkatan kinerja organisasi.
Materi utama disampaikan oleh Arsiparis Ahli Muda, Erika Rakmaddiannuh Rana, yang menjelaskan secara komprehensif mengenai pengelolaan arsip dinamis pada arsip substantif. Erika menegaskan bahwa arsip merupakan rekaman sah dari kegiatan dan peristiwa organisasi dalam berbagai bentuk media. Oleh karena itu, pengelolaannya harus memastikan ketersediaan informasi yang akurat untuk mendukung tugas dan fungsi Ditjen AHU, yang menghasilkan arsip bernilai hukum tinggi.
Dalam pemaparannya, Erika menjelaskan kategori arsip dinamis, yakni arsip aktif yang masih sering digunakan, dan arsip inaktif yang jarang digunakan tetapi tetap bernilai guna. Ia juga merinci tujuan pengelolaan arsip, termasuk menjamin keamanan, keutuhan, kemudahan akses, dan efisiensi kerja. Selain itu, dibahas pula jenis-jenis arsip substantif Ditjen AHU seperti pengesahan badan hukum, pendaftaran fidusia, penetapan kurator, serta layanan administrasi hukum lainnya.
Erika turut memaparkan tahapan pengelolaan arsip dinamis, mulai dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, penyusutan (pemindahan, pemusnahan, atau penyerahan ke ANRI), hingga tahap pengawasan dan evaluasi. Pengelolaan arsip inaktif juga mendapat perhatian, khususnya terkait pemindahan ke unit kearsipan, penyimpanan sesuai standar, serta penyusutan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Kegiatan dilanjutkan dengan sesi diskusi yang fokus pada evaluasi efektivitas pengelolaan arsip, identifikasi permasalahan dan risiko kearsipan, serta pemberian rekomendasi perbaikan. Pada akhir kegiatan, peserta melakukan peninjauan langsung ke ruang arsip untuk melihat implementasi sistem pengelolaan arsip di lingkungan Kanwil Kemenkum NTB.
Terpisah, Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum NTB, I Gusti Putu Milawati, memberikan apresiasi atas pelaksanaan kegiatan ini. Dalam pernyataannya, Mila menegaskan pentingnya tata kelola arsip substantif sebagai bagian dari akuntabilitas organisasi.
“Pengelolaan arsip yang baik bukan hanya memenuhi kewajiban administratif, tetapi juga memastikan bahwa setiap layanan dan keputusan memiliki dasar dokumentasi yang kuat, aman, dan dapat dipertanggungjawabkan. Kami berkomitmen memperkuat sistem kearsipan sebagai fondasi transparansi dan peningkatan kualitas layanan publik,” ujarnya.
Dengan terlaksananya kegiatan ini, Kanwil Kemenkum NTB berharap pengelolaan arsip substantif semakin tertata, efektif, dan mampu menunjang penyelenggaraan pelayanan hukum yang profesional dan berintegritas
